Herinneringsmail voorbeeld: effectief opvolgen zonder te pushen
Een goede herinneringsmail kan het verschil maken tussen genegeerd worden en actie uitlokken. Of het nu gaat om een openstaande factuur, een afspraakbevestiging, een offerte die blijft liggen of een niet ingevulde vragenlijst: hoe je mensen eraan herinnert, bepaalt mede de reactie die je terugkrijgt. Voor ondernemers en professionals is een krachtige herinneringsmail meer dan een administratief bericht – het is een strategisch communicatiemiddel.
In dit artikel vind je niet alleen een overtuigend herinneringsmail voorbeeld, maar vooral ook inzicht in wat een herinnering effectief maakt. We bespreken welke toon werkt, hoe je timing kiest en hoe je voorkomt dat herinneringen schadelijk zijn voor klantrelaties. Geen algemene tips, maar concrete richtlijnen waar je direct iets mee kunt.
Waarom een herinneringsmail vaak niet gelezen wordt
Een herinneringsmail schrijven lijkt eenvoudig, maar veel mails blijven ongeopend of leiden niet tot de gewenste actie. Dat komt meestal door een combinatie van factoren:
De onderwerpsregel is te vaag of roept geen urgentie op
De boodschap is te formeel, afstandelijk of dreigend
De lezer ziet geen concreet voordeel bij actie
De timing is te vroeg of juist te laat
Er is geen duidelijke call-to-action
Daar komt nog bij: veel bedrijven sturen herinneringen die als geautomatiseerd en onpersoonlijk overkomen. Juist bij zakelijke relaties – zeker als het gaat om offertes, afspraken of betalingen – wil je dat je herinnering professioneel én menselijk is.
Lees ook deze artikelen
Herinneringsmail voorbeeld: neutraal, duidelijk en vriendelijk
Onderstaand voorbeeld laat zien hoe je iemand vriendelijk herinnert aan een actie zonder opdringerig te zijn:
Onderwerp: Even checken: staat onze afspraak van 12 juli nog?
Beste [naam],
We kijken uit naar onze afspraak op vrijdag 12 juli om 10:00 uur op locatie [adres]. Mocht er iets tussen zijn gekomen of wil je de afspraak verplaatsen, laat het dan gerust even weten.
Kun je deze afspraak nog even bevestigen?
Met vriendelijke groet,
[Naam afzender]
[Functie of organisatie]
Waarom dit werkt:
De onderwerpsregel is persoonlijk en actueel
De toon is beleefd en behulpzaam
De tekst is kort en to-the-point
Er staat een duidelijke vraag aan het eind
Deze stijl is toepasbaar op veel situaties, mits je hem aanpast aan het doel. Hieronder gaan we daar verder op in.
Laat herinneringsmails vooraf door een collega lezen – een frisse blik voorkomt dat de toon onbedoeld scherp of dubbelzinnig overkomt.
Herinneringsmail voorbeeld bij een openstaande betaling
Een veelvoorkomende reden om een herinneringsmail te sturen is een openstaande factuur. De toon is hier extra belangrijk: je wilt zakelijk blijven, maar ook de relatie behouden.
Onderwerp: Herinnering: factuur 2024-108 nog niet voldaan
Beste [naam],
Volgens onze administratie staat de betaling van factuur 2024-108 (verstuurd op 3 juni) nog open. De vervaldatum was 17 juni.
Zou je kunnen laten weten wanneer we de betaling kunnen verwachten? Mocht er iets onduidelijk zijn of is er een reden voor vertraging, dan horen we dat graag.
Je vindt de factuur nogmaals als bijlage.
Met vriendelijke groet,
[Naam]
[Bedrijfsnaam] – Administratie
Deze aanpak is zakelijk en vriendelijk tegelijk. Je geeft de ander ruimte om te reageren zonder direct dwingend te zijn. Het bijvoegen van de factuur verlaagt de drempel voor actie.
Herinneringsmail voorbeeld na een offerte
Na het versturen van een offerte blijft het vaak stil. Een goede herinnering kan het gesprek opnieuw openen – zonder dat het op ‘nablijven’ lijkt.
Onderwerp: Nog vragen over onze offerte van 14 juni?
Beste [naam],
Twee weken geleden stuurden we je de offerte voor [projectnaam]. We zijn benieuwd of alles helder is en of er nog vragen of opmerkingen zijn.
Laat je weten of je er al een besluit over hebt kunnen nemen? Uiteraard denken we graag mee als er behoefte is aan aanpassing of verduidelijking.
We horen graag van je.
Met vriendelijke groet,
[Naam]
Lees ook deze artikelen
Belangrijk is hier dat je geen druk zet, maar uitnodigt tot contact. Je laat merken dat je beschikbaar bent, wat het gesprek vaak weer op gang brengt.
De kunst van timing en opvolging
Timing bepaalt vaak of een herinneringsmail succesvol is. Te vroeg sturen is irritant, te laat sturen maakt het ineffectief.
Als vuistregel:
Bij afspraken: 1 tot 2 werkdagen vooraf
Bij offertes: eerste herinnering na 5-7 dagen, tweede na 2 weken
Bij facturen: 1-3 werkdagen na vervaldatum
Bij enquêtes of formulieren: eerste herinnering na 3 dagen, tweede na een week
Gebruik liefst verschillende kanalen bij herhaalde herinneringen: een e-mail gevolgd door een telefoontje of een korte WhatsApp kan doeltreffender zijn dan drie identieke mails.
Herinneren zonder irritatie: zo doe je dat
Niemand houdt van eindeloos opgejaagd worden. Toch kun je herinneringen zo formuleren dat ze juist als service worden gezien. Enkele praktische tips:
Vermijd schuldtaal zoals “je hebt nog steeds niet” of “we wachten al heel lang”
Gebruik activerende zinnen zoals “kun je laten weten of…” of “is er nog iets wat we kunnen toelichten?”
Herken context: geef aan waarom je herinnert (bijv. planning, levering of reservering)
Werk met templates, maar personaliseer de aanhef of afsluiting
Verwijs naar het voordeel van de actie (“als we je akkoord uiterlijk woensdag hebben, kunnen we maandag al starten”)
Voor ondernemers is dit cruciaal: de toon van je herinnering reflecteert je merk én beïnvloedt toekomstige samenwerking.
Wat je zelden leest: wanneer géén herinnering sturen
Soms is het beter om juist géén herinnering te sturen, bijvoorbeeld:
Als het contact al is afgehaakt na meerdere reminders
Als je risico loopt de relatie onder druk te zetten terwijl het belang beperkt is
Als het gaat om een vrijblijvende actie waarbij te veel druk de beleving negatief beïnvloedt
In plaats van herinneren kun je dan beter afronden of loslaten, bijvoorbeeld:
“Omdat we geen reactie ontvingen, gaan we ervan uit dat er op dit moment geen interesse is. Mocht je later alsnog willen aanhaken, laat het dan vooral weten.”
Dit voorkomt dat je wanhopig overkomt én houdt de deur open.
Automatisering van herinneringsmails: efficiëntie zonder kilheid
Voor herhaalde processen zoals facturen, webinars of formulierinzendingen is het logisch om herinneringen te automatiseren. Maar hoe zorg je dat geautomatiseerde berichten niet als zielloze systeemmails overkomen?
Gebruik merge tags voor naam, datum of onderwerp
Laat het e-mailadres komen van een echt persoon, niet van ‘noreply’
Kies een persoonlijke schrijfstijl – ook in automatische flows
Plan je herinneringen met voldoende tussenruimte en variatie
Test verschillende onderwerpregels op openratio’s
Voor ondernemers met groeiende klantvolumes is dit de sleutel tot schaalbare communicatie zonder dat je de persoonlijke toon verliest.
Herinneringsmail in internationale context
Werk je met internationale partners of klanten? Let dan op culturele verschillen in hoe herinneringen worden geïnterpreteerd. Wat in Nederland als ‘kort en zakelijk’ geldt, kan in andere landen als kil of onbeleefd worden ervaren.
Algemene richtlijnen:
In Engelstalige landen: iets formeler en vriendelijker (“Just checking in…”)
In Duitstalige context: duidelijkheid en structuur zijn belangrijk
In Zuid-Europese landen: relatiegerichtheid wint het vaak van directheid
Het aanpassen van toon, volgorde en aanspreekvorm is niet alleen beleefd, maar verhoogt ook je kans op een positieve reactie.
Franca Visser
Franca Visser is een ervaren schrijver en expert op het gebied van bedrijfsvoering en digitale innovatie. Als vaste auteur voor ConnectZakelijk.nl deelt zij inzichten over ondernemerschap, technologische ontwikkelingen en strategisch leiderschap. Met een heldere schrijfstijl en praktische benadering ondersteunt ze professionals en organisaties bij het maken van toekomstgerichte keuzes in een dynamisch zakelijk landschap.