Asana tips: slimmer organiseren, beter samenwerken en meer grip op projecten
Asana is een van de meest gebruikte projectmanagementtools ter wereld, en dat is niet voor niets. Het combineert eenvoud met krachtige functionaliteiten die teams helpen om structuur, overzicht en efficiëntie te behouden. Toch gebruiken veel bedrijven Asana maar op een fractie van zijn potentieel. In dit artikel delen we Asana tips die niet overal op het internet te vinden zijn. We gaan dieper in op strategisch gebruik, workflowoptimalisatie en managementinzichten — precies wat ondernemers en leidinggevenden nodig hebben om Asana als groeiversneller in te zetten.
Waarom Asana meer is dan een takenlijst
Veel organisaties gebruiken Asana puur als een takenbord, terwijl het in feite een strategisch hulpmiddel is voor projectbeheer, communicatie en accountability. De kracht van Asana zit in de samenhang tussen taken, doelen, tijdlijnen en rapportages.
Voor ondernemers betekent dat meer controle over voortgang en minder afhankelijkheid van eindeloze vergaderingen of e-mails. Asana maakt zichtbaar wie waarvoor verantwoordelijk is en wanneer iets klaar moet zijn. Die transparantie creëert rust in teams en voorkomt misverstanden.
Bij ConnectZakelijk.nl zien we dat bedrijven die Asana goed inrichten gemiddeld 25% minder tijd besteden aan interne afstemming. De sleutel ligt in structuur — en juist daar gaan we dieper op in.
Asana tips voor een sterke basisstructuur
De manier waarop je Asana inricht, bepaalt hoe effectief het voor je organisatie werkt. Zonder duidelijke structuur verandert Asana al snel in een digitale rommelzolder.
1. Denk in processen, niet in projecten
De meeste gebruikers maken een nieuw project voor elke klant, campagne of opdracht. Dat kan werken, maar op termijn leidt het tot versnippering. Een beter uitgangspunt is om Asana in te richten rond vaste processen — bijvoorbeeld:
Marketingproces met lopende campagnes als subprojecten
Salesproces met leads en opvolging
Productontwikkeling met continue verbeteringen
Zo bouw je een systeem dat meegroeit met je bedrijf in plaats van telkens opnieuw te beginnen.
2. Werk met templates
Asana biedt projecttemplates, maar ondernemers gebruiken ze zelden strategisch. Door eigen sjablonen te creëren (voor bijvoorbeeld klantonboarding of productlanceringen), kun je processen standaardiseren. Nieuwe medewerkers of teams kunnen direct aan de slag zonder dat ze het wiel opnieuw uitvinden.
3. Gebruik secties als fasen
Binnen projecten kun je secties gebruiken om verschillende fasen van een proces te visualiseren — bijvoorbeeld “Idee”, “In uitvoering” en “Klaar voor review”. Dit geeft overzicht en voorkomt dat taken blijven hangen.
Lees ook deze artikelen
Asana tips voor betere communicatie en samenwerking
Eén van de grootste voordelen van Asana is dat het communicatie integreert binnen de werkcontext. Maar dat werkt alleen als je het bewust inzet.
1. Vermijd e-mail, gebruik comments
Asana is ontworpen om e-mails te vervangen. Door alle discussies in de commentsectie van taken te voeren, blijft de context behouden. Dit voorkomt dat beslissingen verspreid raken over inboxen of chatberichten.
2. Gebruik @vermeldingen strategisch
Met @mentions kun je collega’s betrekken bij een taak of discussie. Gebruik dit gericht — niet als vervanging van groepsberichten, maar om verantwoordelijkheid helder te maken.
3. Voeg documenten toe op één plek
Koppel relevante bestanden (via Google Drive, Dropbox of SharePoint) rechtstreeks aan taken. Zo voorkom je dat teamleden moeten zoeken naar de laatste versie van een bestand.
4. Stel duidelijke taakbeschrijvingen op
Een goede taak bevat:
Wat moet er gebeuren
Waarom het belangrijk is
Wanneer het klaar moet zijn
Wie verantwoordelijk is
Die duidelijkheid voorkomt vertraging en onnodige vragen.
Asana gebruiken als managementinstrument
Asana is niet alleen een werktool voor teams, maar ook een dashboard voor leiderschap. Het biedt inzicht in voortgang, knelpunten en prioriteiten — zonder dat je tien mensen hoeft te vragen hoe het ervoor staat.
1. Gebruik de “Portfolios”-functie
Met Portfolios kun je meerdere projecten groeperen en op hoog niveau volgen. Ideaal voor managers die overzicht willen houden over afdelingen, klanten of strategische initiatieven.
Je ziet direct de status, deadlines en verantwoordelijkheden. Zo kun je tijdig bijsturen voordat een project ontspoort.
2. Stel doelen in via “Goals”
Veel bedrijven houden strategische doelstellingen apart bij in PowerPoints of spreadsheets. Met Asana Goals kun je ze direct koppelen aan concrete taken. Daardoor wordt zichtbaar hoe dagelijkse werkzaamheden bijdragen aan bedrijfsdoelen.
3. Gebruik workload management
Asana laat je zien hoeveel taken of uren elk teamlid heeft. Dat helpt bij het balanceren van werkdruk en voorkomt overbelasting — iets wat vooral bij groeiende teams cruciaal is.
4. Automatiseer rapportages
Met “Advanced Reports” of integraties met Power BI kun je dashboards bouwen die automatisch voortgang tonen. Dit bespaart managers tijd én zorgt voor transparante communicatie richting klanten of stakeholders.
"Gebruik Asana niet als digitale to-do-lijst, maar als het zenuwstelsel van je organisatie — één systeem dat alles verbindt, van visie tot uitvoering."
Automatisering en integraties: de verborgen kracht van Asana
Een van de meest onderschatte aspecten van Asana is de automatisering. Veel ondernemers weten niet dat ze repetitieve processen volledig kunnen stroomlijnen.
1. Bouw regels in je projecten
Via ‘Rules’ kun je automatische acties instellen. Bijvoorbeeld:
Wanneer een taak naar “Voltooid” verschuift, wijs automatisch een reviewtaak toe aan een manager.
Wanneer een deadline nadert, stuur een herinnering via Slack of e-mail.
Zo blijft niets liggen, zelfs als iemand het vergeet.
2. Integreer Asana met Slack of Teams
Door Asana te koppelen aan Slack of Microsoft Teams, kunnen teamleden updates ontvangen of taken aanmaken zonder Asana te openen. Dat verkort de reactietijd aanzienlijk.
3. Koppel aan je CRM of boekhoudsysteem
Voor ondernemers die met klanten werken, is een koppeling met HubSpot, Pipedrive of Exact een logische stap. Nieuwe deals kunnen automatisch Asana-projecten starten met vooraf ingestelde taken.
4. Gebruik Asana Forms
Met Forms kunnen interne of externe partijen taken indienen via een formulier. Denk aan een klant die feedback geeft of een collega die een verzoek indient. Die input komt direct in het juiste project terecht — zonder extra administratie.
Asana tips voor focus en productiviteit
Een goed ingericht systeem is één ding, maar focus behouden is minstens zo belangrijk.
1. Gebruik “My Tasks” effectief
Veel mensen gebruiken “My Tasks” als lange lijst. Deel deze op in drie secties:
Vandaag – directe prioriteiten
Binnenkort – komende taken
Later – taken die nog geen urgentie hebben
Zo behoud je overzicht en voorkom je dat je alles tegelijk wilt doen.
2. Werk met “Priorities”
Voeg labels toe als “Hoog”, “Middel” of “Laag”. Teams weten dan wat voorrang heeft. Combineer dit met de kalenderweergave om te zien of je planning realistisch is.
3. Plan een wekelijkse review
Reserveer elke week 15 minuten om je Asana-projecten te herzien. Wat is afgerond? Wat loopt vertraging op? Dit zorgt voor continuïteit en voorkomt brandjes blussen.
4. Gebruik Asana Focus Mode
In Focus Mode (beschikbaar via de desktop-app) kun je een taak openen zonder afleiding van andere elementen. Perfect voor ondernemers die tussen strategisch denken en uitvoerend werk moeten schakelen.
Lees ook deze artikelen
Cultuur en teamdynamiek binnen Asana
Asana is niet alleen een tool, maar ook een spiegel van je organisatiecultuur. De manier waarop je het gebruikt, zegt veel over hoe je samenwerkt.
1. Stimuleer eigenaarschap
Elke taak in Asana heeft één verantwoordelijke. Gebruik dat principe bewust: vermijd taken met meerdere eigenaren, want dan voelt niemand zich écht verantwoordelijk.
2. Maak successen zichtbaar
Gebruik “Milestones” om behaalde mijlpalen te vieren. Dit versterkt motivatie, vooral in remote teams. Je kunt zelfs integraties met Slack gebruiken om automatisch meldingen te sturen bij projectafsluiting.
3. Gebruik Asana als leersysteem
Maak een intern project met de naam “Learnings”. Hierin kan elk teamlid inzichten, fouten en verbeteringen delen. Zo bouw je een cultuur van continue groei en reflectie.
4. Vermijd micromanagement
Asana maakt voortgang zichtbaar, maar gebruik dat niet om constant te controleren. Vertrouw op het systeem én op je mensen. Focus op resultaten, niet op activiteit.
Asana inzetten als groeiplatform
Wanneer Asana goed wordt geïntegreerd in je bedrijfsvoering, groeit het mee met je organisatie. Het kan zelfs de rol van andere tools (zoals Excel, Trello of Basecamp) overnemen.
Door duidelijke workflows, automatiseringen en rapportages in te bouwen, kun je Asana gebruiken voor:
Klantprojectmanagement
Marketingplanning
Productontwikkeling
Interne administratie
Strategisch management
Bij ConnectZakelijk.nl helpen we bedrijven regelmatig met het herontwerpen van hun Asana-structuur. Vaak blijkt dat ze niet méér functies nodig hebben, maar betere toepassing van de bestaande. Dat is waar de echte winst zit.
Franca Visser
Franca Visser is een ervaren schrijver en expert op het gebied van bedrijfsvoering en digitale innovatie. Als vaste auteur voor ConnectZakelijk.nl deelt zij inzichten over ondernemerschap, technologische ontwikkelingen en strategisch leiderschap. Met een heldere schrijfstijl en praktische benadering ondersteunt ze professionals en organisaties bij het maken van toekomstgerichte keuzes in een dynamisch zakelijk landschap.