Monday tips: slimmer organiseren, beter samenwerken en meer overzicht in je bedrijf
Monday.com is uitgegroeid tot een van de meest flexibele projectmanagement- en workflowsystemen ter wereld. Waar andere tools zich beperken tot takenlijsten of planning, biedt Monday een compleet platform waarin processen, data en teams samenkomen. Toch benutten veel bedrijven slechts een fractie van de mogelijkheden. In dit artikel delen we Monday tips die verder gaan dan de standaardtrucjes. Je leest hoe je het platform strategisch inzet om efficiëntie, samenwerking en besluitvorming binnen je organisatie te versterken.
Waarom Monday meer is dan een projectmanagementtool
Voor veel ondernemers is Monday.com een handige tool om taken te beheren, maar het kan veel meer zijn. Monday is in feite een visueel bedrijfsbesturingssysteem: je kunt er niet alleen projecten in plannen, maar ook processen automatiseren, prestaties meten en teams laten samenwerken binnen één ecosysteem.
Het onderscheidende aan Monday is de combinatie van flexibiliteit en visuele helderheid. Elk bord (board) kan worden aangepast aan de workflow van jouw organisatie, of dat nu marketing, sales, operations of productontwikkeling is. Hierdoor past het zich aan aan jouw bedrijf, in plaats van dat jouw bedrijf zich aanpast aan de software.
Bij ConnectZakelijk.nl zien we dat bedrijven die Monday goed implementeren gemiddeld 30% sneller beslissingen nemen en beter prioriteren, simpelweg omdat alle informatie overzichtelijk samenkomt.
Monday tips voor een sterke basisstructuur
Een solide structuur in Monday is de sleutel tot succes. Zonder die basis verandert het platform snel in een digitale wirwar van boards en dashboards.
1. Bouw je structuur rond bedrijfsprocessen, niet afdelingen
Veel bedrijven maken de fout om hun boards te organiseren per team: marketing, HR, sales, etc. Dat lijkt logisch, maar het belemmert samenwerking. Denk in processen in plaats van silo’s.
Voorbeeld:
Leadbeheer – van contact tot conversie (sales & marketing werken hierin samen)
Klantprojecten – van intake tot oplevering (sales & operations)
Productontwikkeling – van idee tot lancering (development & management)
Door cross-functionele boards te gebruiken, breek je muren tussen teams af en werk je meer als één organisatie.
2. Gebruik subitems voor granulariteit
In plaats van talloze kleine taken aan te maken, kun je met subitems details kwijt binnen een hoofdtaak. Zo blijft het overzichtelijk, maar verlies je geen informatie. Bijvoorbeeld: een hoofdtaak “Nieuwe campagne lanceren” kan subitems bevatten voor design, copywriting en publicatie.
3. Werk met kleurcodes en iconen
Gebruik visuele signalen om prioriteit en status te verduidelijken. Monday laat je kolommen instellen met labels als ‘Hoog’, ‘Middel’ of ‘Laag’. Combineer dit met kleurcodes om in één oogopslag te zien waar aandacht nodig is.
Lees ook deze artikelen
Monday tips voor automatisering en efficiëntie
De echte kracht van Monday.com ligt in automatiseringen — kleine regels die repetitieve taken wegnemen. Veel bedrijven gebruiken deze nog minimaal, terwijl ze enorme tijdwinst kunnen opleveren.
1. Start met standaard automatiseringen
Een paar slimme automatiseringen die elke ondernemer zou moeten gebruiken:
Deadline herinnering: stuur automatisch een notificatie naar de verantwoordelijke één dag voor de deadline.
Status-update: als een taak op ‘Voltooid’ wordt gezet, wijs automatisch de volgende taak toe.
E-mailmeldingen: laat klanten of stakeholders automatisch weten wanneer een projectfase is afgerond.
2. Combineer automatiseringen met integraties
Monday koppelt met meer dan 200 tools, waaronder Slack, Outlook, Google Workspace en HubSpot. Een voorbeeld: zodra een nieuwe lead in HubSpot wordt aangemaakt, maakt Monday automatisch een item aan op het salesboard.
3. Gebruik formules en condities
De formulekolom in Monday is een onderschatte feature. Je kunt hiermee bijvoorbeeld automatisch het verschil berekenen tussen geplande en werkelijke uren, of een score toekennen op basis van meerdere criteria (zoals urgentie + impact).
4. Automatiseer goedkeuringen
In veel organisaties blijft goedkeuring van content, offertes of designs hangen bij managers. Met Monday kun je dit proces automatiseren: zodra een taak een bepaalde status bereikt (“Klaar voor review”), ontvangt de verantwoordelijke automatisch een notificatie of e-mail om goed te keuren.
Betere samenwerking met Monday tips voor teams
Monday is meer dan een planningstool; het is een communicatieplatform. Goed gebruik voorkomt eindeloze Slack-berichten of e-mailthreads.
1. Gebruik updates in plaats van e-mails
Elke taak in Monday heeft een update-sectie waar teamleden kunnen overleggen, bestanden delen of beslissingen documenteren. Houd gesprekken dus binnen de context van het werk, zodat informatie niet verloren gaat in inboxen.
2. Gebruik mentions gericht
Tag alleen de personen die echt betrokken zijn bij de taak. Overmatig taggen zorgt voor ruis. Vermeld specifieke acties (“@Anna graag feedback op het design voor vrijdag”) om misverstanden te voorkomen.
3. Combineer communicatie met bestanden
Koppel je cloudopslag (zoals Google Drive of SharePoint) aan Monday, zodat bestanden direct bij de taak staan. Zo werk je altijd met de juiste versie en blijft de context behouden.
4. Maak een feedback-loop zichtbaar
Gebruik een statuskolom voor “Feedback ontvangen” of “Terug naar bewerking”. Dit maakt duidelijk in welke fase een taak zich bevindt, zonder dat je telkens hoeft te vragen om updates.
"Gebruik Monday niet alleen om taken bij te houden, maar om je bedrijf slimmer te laten denken, plannen en beslissen."
Monday tips voor projectplanning en prioritering
Een groot voordeel van Monday is dat je projecten kunt bekijken op verschillende manieren: als tabel, tijdlijn, bord, kalender of Gantt-diagram.
1. Gebruik views strategisch
Table view: ideaal voor detailwerk en administratie.
Kanban view: handig voor teams die werken met agile- of scrumprincipes.
Gantt view: perfect voor management en lange-termijnplanning.
Calendar view: essentieel voor marketing- of contentplanning.
Wissel deze views afhankelijk van het publiek — een manager wil overzicht, een uitvoerder detail.
2. Stel prioriteiten met de Workload View
Deze view laat zien wie overbelast is en wie ruimte heeft. Ondernemers kunnen hiermee eenvoudig werk herverdelen en burn-out voorkomen.
3. Gebruik dashboards voor inzicht
Dashboards in Monday zijn ideaal om KPI’s te monitoren. Combineer grafieken, tellers en statusrapporten om te zien waar je bedrijf staat. Denk aan:
Projectvoortgang
Budget vs. realisatie
Klanttevredenheid
Teamproductiviteit
Bij ConnectZakelijk.nl adviseren we klanten om dashboards te koppelen aan bedrijfsdoelen, zodat elk team weet hoe hun werk bijdraagt aan het grotere geheel.
Monday gebruiken als strategisch managementinstrument
Voor ondernemers en managers is Monday niet alleen een operationeel hulpmiddel, maar ook een stuurmiddel.
1. Koppel doelen aan acties
Gebruik de “Goals”-functie om bedrijfsdoelen zichtbaar te maken en te koppelen aan specifieke projecten. Zo wordt duidelijk hoe dagelijkse taken bijdragen aan strategische groei.
2. Monitor prestaties per afdeling
Met dashboards kun je eenvoudig zien welke teams op schema liggen en waar vertraging ontstaat. Combineer dit met automatiseringen om waarschuwingen te krijgen wanneer KPI’s afwijken.
3. Gebruik Monday als CRM
Niet veel bedrijven weten dit, maar Monday kan ook dienen als lichtgewicht CRM-systeem. Door velden zoals “Klantnaam”, “Fase”, “Omzetpotentieel” en “Volgende actie” toe te voegen, creëer je een overzichtelijke salespipeline zonder extra software.
4. Maak een centraal kennisbord
Gebruik Monday om procedures, handleidingen en checklists te documenteren. Nieuwe medewerkers kunnen hier direct terecht, waardoor onboarding sneller verloopt.
Lees ook deze artikelen
Minder bekende Monday tips voor geavanceerde gebruikers
1. Automatische tijdregistratie
Gebruik de Time Tracking Widget of integreer tools als Clockify. Zo kun je eenvoudig inzicht krijgen in de werkelijke tijdsbesteding per project.
2. Bouw formulieren voor input
Monday Forms zijn ideaal om input te verzamelen — van klanten, partners of collega’s. Denk aan feedbackformulieren of projectaanvragen die direct een nieuw item genereren in het juiste board.
3. Gebruik mirrored columns
Met ‘Mirrored Columns’ kun je informatie uit meerdere boards samenbrengen. Dit is ideaal voor managers die overkoepelend overzicht willen houden zonder elk afzonderlijk bord te openen.
4. Combineer Monday met Power BI of Tableau
Voor diepere analyses kun je Monday koppelen aan Power BI of Tableau. Daarmee krijg je visuele rapportages die helpen bij datagedreven besluitvorming.
Monday als motor van bedrijfscultuur
Een goed ingerichte Monday-omgeving doet meer dan werk structureren — het versterkt ook de cultuur van verantwoordelijkheid en transparantie.
Iedereen ziet wie waarvoor verantwoordelijk is, wat zorgt voor eigenaarschap.
Successen worden zichtbaar via statusupdates en dashboards.
Teams leren beter plannen en communiceren omdat processen duidelijk zijn.
ConnectZakelijk.nl merkt dat bedrijven die Monday combineren met wekelijkse teammomenten, minder miscommunicatie ervaren en sneller leren van fouten. Monday maakt prestaties zichtbaar, maar ook samenwerking tastbaar.
Franca Visser
Franca Visser is een ervaren schrijver en expert op het gebied van bedrijfsvoering en digitale innovatie. Als vaste auteur voor ConnectZakelijk.nl deelt zij inzichten over ondernemerschap, technologische ontwikkelingen en strategisch leiderschap. Met een heldere schrijfstijl en praktische benadering ondersteunt ze professionals en organisaties bij het maken van toekomstgerichte keuzes in een dynamisch zakelijk landschap.